Ein Gastbeitrag von Haufe.
Bis zur Digitalisierung wurde das Personalwesen in der Personalabteilung mehr verwaltet als gestaltet. Innovationen in der Digitalisierung führen auch zu mehr Optimierungen hinsichtlich der Gestaltung des Personalwesens, wenn die Automatisierung professionell eingesetzt, genutzt und umgesetzt wird. So kann eine Personalabteilung tatsächlich zu einem Innovator im Unternehmen werden und nicht nur auf dem Stand des Verwalters bleiben. Nachfolgend werden die entsprechenden Digitalisierungsmöglichkeiten für die zukunftsorientierte Umsetzung näher vorgestellt.
Arbeitszeit effektiv nutzen und Prozesse optimieren
Was für alle Abteilungen in einem Unternehmen gilt, das gilt auch für das Personalwesen. Die Digitalisierung hat dazu geführt, dass vormals aufwändige manuelle Prozesse nunmehr vollautomatisch durchgeführt werden. Hierdurch werden viele vormalige Arbeitsschritte überflüssig. Die hierdurch gewonnene Zeit kann somit effizienter eingesetzt werden und zu der Wertschöpfungskette des Unternehmens beitragen.
In der Praxis ist die Digitalisierung noch nicht effizient in allen Personalabteilungen der Unternehmen angekommen. Viele Arbeitsprozesse werden immer noch manuell erledigt, was sehr viel Zeit und damit viele Ressourcen für wichtige Zukunftsarbeiten bindet. So kommt es statistisch immer noch zu zahlreichen Überstunden in den Personalabteilungen. Doch was sollte sich in den Unternehmen verändern, damit Digitalisierung, Arbeitssicherheit und eine höhere Produktivität einhergehen.
Vorteile einer professionellen Automatisierung des Personalwesens
Eine Form der Automatisierung in der Personalabteilung sind digitale Personalakten, die zentral abgelegt sind. Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche, Überstunden und Fehltage werden so gesammelt erfasst und verwaltet. Aber auch weitere Bereiche können mit einer Automatisierung der Personalabteilung optimiert werden und dazu führen, dass weniger Zeit aufgewendet werden muss.
Insbesondere bei der Suche nach neuem Personal wird viel wertvolle Arbeitszeit mit der Auswahl von neuen Mitarbeitern verbracht. Ein praktisches und innovatives Bewerber-Tool kann hier eine Arbeitserleichterung und eine Zeitersparnis verschaffen. Vollautomatisch kann hiermit eine erste Vorauswahl getroffen werden, ohne dass hieran Zeit gebunden ist, wie bei Haufe beschrieben ist. Insbesondere kann es zu keiner unnötigen Doppelarbeit kommen. Zentrale Anforderung an eine Digitalisierung der Personalabteilung liegt daher an einer Automatisierung althergebrachter Arbeitsschritte, Vermeidung manueller Arbeitsschritte und Strukturierung der Arbeitszeit, damit zukunftsorientiert eine Personalplanung für das Unternehmen Wirklichkeit wird. Letztlich soll die Digitalisierung im Personalmanagement keine Arbeitsplätze überflüssig machen. Die vorhandenen Strukturen der Abteilung sollen allerdings für neue und wichtige Aufgaben genutzt werden, damit das Unternehmen zukunftssicher aufgestellt werden kann.
Fazit
Die Digitalisierung führt zu einer Automatisierung in Personalabteilungen, die dringend geboten ist. Denn die Aussichten der Zukunft erfordern für jedes Unternehmen eine angemessene Planung und Reaktion im Hinblick auf den vorhandenen Personalstamm und dem Anwerben von neuem Personal. Damit für die wichtigen Zukunftsaufgaben auch ausreichend Zeit im Personalmanagement vorhanden ist, kann die Digitalisierung und damit Automatisierung von Arbeitsprozessen sehr hilfreich sein. Anders wird es kaum möglich sein, zukunftsorientiert ein gutes und effizientes Personalmanagement durchführen zu können. Dies betrifft auch Bereiche, wie die Auswahl von neuen Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen. Wenn innovative Bewerber-Tools genutzt werden können, um Arbeit aus der Personalabteilung automatisch auszulagern und Vorauswahlen nicht mehr manuell vornehmen zu müssen, ist viel wertvolle Arbeitszeit eingespart und einem Überstundenrisiko entgegengewirkt.
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